¿Cómo lograr una eficaz gestión del cambio en las organizaciones?

by Arturo Rocha

Por: José Luis Miranda Blanco

Necesidades de cambio en las organizaciones

La constante evolución interna y el impacto que el contexto tiene o puede tener en la operación y resultados de las organizaciones, desde la perspectiva de oportunidades o riesgos,  ofrecen un cúmulo de oportunidades para generar cambios en las organizaciones con una gamma importante de objetivos que les permitan no solo mantenerse, sino renovarse y crecer de manera sistemática y sostenida, considerando criterios de cambio, mejora e innovación en los rubros siguientes:

  1. la eficacia y la eficiencia de los procesos,
  2. la capacidad de los procesos para lograr la conformidad de los productos o servicios respecto a las especificaciones establecidas y los requisitos de los clientes,
  3. el posicionamiento de las empresas,
  4. la rentabilidad, la productividad y la competitividad,
  5. la capacidad para dar cumplimiento a requisitos legales, regulatorios y de otras partes interesadas, entre otros.  

Los requisitos de gestión de la calidad, la gestión del cambio y la mejora continua.

En la historia de la normatividad en materia de requisitos de gestión de la calidad y otras disciplinas, se ha establecido como requisito un realización planificada de los cambios, así como una mejora sistematizada.

Por ejemplo, la clausula 6.3 “Planificación de los cambios” de ISO-9001:2015, establece lo siguiente:
  Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el sistema de gestión de la calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada.   La organización debe considerar:   el propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales;la integridad del sistema de gestión de la calidad;la disponibilidad de recursos;la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.  

El enfoque principal de ISO 9001:2015 es el cambio; innovación, mejoras, acciones correctivas, acciones preventivas, proyectos de crecimiento y mejoras…

La Gestión del Cambio en ISO 9001:2015, implica modificar procesos, mano de obra, tecnología, proveedores, maquinaria, e incluso requisitos del cliente y requisitos legales.

Se trata de todo un proceso, que requiere seguir algunos pasos.

¿Cuáles cambios se requieren?

ISO 9001:2015 ofrece muchos beneficios, entre ellos, la gestión eficaz de riesgos y oportunidades, para lograrlo es preciso emprender algunos cambios. Estos, pueden relacionarse con cualquier elemento de cualquier proceso: controles, productos, materias primas, recursos humanos,. Obviamente el estándar ISO-9001:2015 no ofrece los mecanismos para la gestión del cambio o la mejora continua, siendo esto responsabilidad de los directivos o lideres determinar los objetivos, estrategias y mecanismos para gestionar eficazmente los cambios.

Proceso de Cambio

Dicen que fue Miguel de Unamuno quien dijo aquello de que «el progreso consiste en renovarse» y que a partir de ahí el pueblo llano acuñó la frase que da título a este hilo, «renovarse o morir».

El paso de los años ha demostrado a la sociedad que pocas cosas permanecen mucho tiempo si no se adaptan a los cambios. A todos nos gusta ver cosas nuevas, el problema es que si lo nuevo sólo es un cambio a algo que ya existía se corre el riesgo de que no guste y haya que dar marcha atrás.

Aunque claro está, también puede ocurrir que el cambio sea a mejor. En el mundo empresarial no es la excepción, podemos citar una gran variedad de ejemplos de empresas qué perdieron el foco y no sobrevivieron al contexto empresarial globalizado, por ejemplo: Kodak y Blockbuster, entre otros. Del otro lado, empresas innovadoras y en constante crecimiento; Google, Apple, Netflix, Cirque du Soleil,…

En el diagrama siguiente, podemos observar gráficamente el proceso de gestión del cambio, el cual se podría representar cíclicamente, tal como el modelo del ciclo de la mejora continua de Shewart; Plan-Do-Check-Act, promovido por el Dr. Deming, enfocado a la mejora continua, a través de mecanismos sistemáticos de seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño de los proceso y resultados, y la oportuna toma de decisiones.

Para lograr exitosamente los cambios organizacionales, no basta con estar solo atento a los cambios de contexto, ni al análisis interno por muy profundo que este sea, se requiere de un modelo que sistemáticamente nos permita clarificar o reorientar la visión y dirección estratégica, para establecer los objetivos de cambio, así como las estrategias necesarias para lograr tales objetivos.

“Locura es hacer lo mismo una y otra vez esperando obtener resultados diferentes”.

Albert Einstein

Modelos de gestión del cambio

Existe una gran variedad de modelos y autores, que nos brindan herramientas para una gestión del cambio sistemática y eficaz, uno de ellos es el Modelo de los Ocho Pasos de J. Kotter, el cual enunciamos a continuación.

Si observamos en este modelo, es fundamental tener claridad en lo que se requiere cambiar y traducirlo a objetivos y metas especificas, e incorporar en la definición de la estrategia las métricas e indicadores que aporten en el seguimiento y control para alcanzar resultados coherentes con los objetivos. Sin olvidar, en ninguna circunstancia, que un factor determinante, para gestionar y lograr exitosamente el cambio es el involucramiento de los integrantes del personal involucrado y de los líderes de la organización desde su compromiso, comunicación y responsabilidad, cubriendo las necesidades de capacitación y entrenamiento requeridas.

Conclusiones

Una realidad para cualquier organización que requiera establecer un plan de acción para el cambio o hacia el cambio, considerando estrategias pensadas para sus necesidades reales y que la alta dirección se involucre y logre conseguir la participación de todos los involucrados o de aquellos que se pueden ver afectados o beneficiados por el cambio, y abordar oportunamente los riesgos  que puedan tener un alto impacto para la organización.

Existen factores que pueden impactar favorablemente la consecución de los objetivos del cambio, y otros que, por el contrario, lo dificultarán, por lo que se requiere que la alta dirección emprenda las acciones que le permitan crear el ambiente propicio que apoye en la rápida implementación y consecución al éxito.

Considerar en la estrategia los factores internos como la cultura organizacional, los valores, los procesos, los procedimientos, las políticas, la productividad, el manejo del capital humano, entre otros, y los factores externos, principalmente como la competencia, los consumidores, los proveedores, el comportamiento de los mercados aledaños, la economía y las propias exigencias de gobierno, apoyando las alternativas que si y solo si, sumen al proceso de cambio.

Autor: José Luis Miranda Blanco

Consultor, asesor, instructor y coach en procesos de planificación estratégica, procesos de cambio, innovación y mejora, procesos de desarrollo de sistemas de gestión de la calidad, seguridad, salud en el trabajo y gestión ambiental, formación y entrenamiento de equipos de alto rendimiento.

Director General

Instituto de Desarrollo Administrativo S.C.

jlmiranda@ideamx.org

4422301757

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